Privacybeleid
Zo gaat Connect078 om met jouw persoonsgegevens: waarom we ze vastleggen, wat we vastleggen, wie erbij kan en welke rechten je hebt.
Aanleiding
Sinds 25 mei 2018 geldt in alle landen van de Europese Unie één en dezelfde privacywetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is daarmee vervallen.
De AVG versterkt de positie van mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Zij hebben meer privacyrechten gekregen.
Een organisatie die persoonsgegevens verwerkt, dus ook de Evangelische Gemeente Connect078, heeft meer verplichtingen. De nadruk ligt op de verantwoordelijkheid van een organisatie om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houdt.
Het is goed als we ons hiervan bewust zijn. Daarom zijn deze richtlijnen opgesteld.
Doel
Binnen Connect078 worden persoonsgegevens bijgehouden in een geautomatiseerde ledenadministratie (Churchbook).
De persoonsgegevens worden door de betrokkenen in vertrouwen verstrekt aan de gemeente en moeten daarom met zorg worden beheerd.
De persoonlijke levenssfeer van degenen die hun persoonsgegevens hebben verstrekt, wordt beschermd tegen misbruik en onjuistheid van gegevens. De persoonsgegevens mogen alleen worden gebruikt ten behoeve van het gemeentewerk, dus niet voor andere doeleinden.
Grondslag
De rechtmatige grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens ligt in het gerechtvaardigde belang om de gemeente te kunnen besturen en een goede communicatie te kunnen verzorgen tussen de leiding en de diverse betrokkenen, en tussen alle betrokkenen onderling.
Deelnemer
Elke deelnemer heeft verklaard de grondslag van Connect078 te onderschrijven en zich te willen inzetten voor de doelen waarvoor de gemeente staat; zie hiervoor het infoboekje.
Wie vanaf mei 2018 deelnemer is geworden, heeft expliciet toestemming gegeven dat zijn of haar persoonsgegevens worden opgenomen in de ledenadministratie. Wie voor die tijd al deelnemer was, heeft toestemming gegeven door aan te geven geen bezwaar te hebben dat zijn of haar gegevens in de ledenadministratie blijven staan.
Door deelnemer te worden ga je akkoord dat het opgegeven mailadres gebruikt wordt voor het wekelijks versturen van de CONNECTED, het maandelijks versturen van de CONNECTEDXL en andere informatieve mailings.
Bij opname van de gegevens in Churchbook worden deze geaccordeerd door de betrokkene. Die geeft daarbij ook aan welke gegevens zichtbaar zijn voor andere deelnemers. Voor de administratie zijn altijd alle gegevens zichtbaar. Alleen deelnemers hebben toegang tot Churchbook.
Verwerking
Van elke deelnemer worden (de meeste van) de volgende persoonsgegevens opgenomen:
- achternaam, voornaam of voornamen
- geslacht en geboortedatum
- adres, postcode en woonplaats
- telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres
- pasfoto
- doopdatum
- beroep, interesses en talenten
- huiskring die men (eventueel) bezoekt
- taak of taken die men (eventueel) binnen de gemeente verricht
- indien gehuwd: naam van de echtgenoot of echtgenote en huwelijksdatum
- van eventuele kinderen: namen, geboortedata en pasfoto's
- indien van toepassing: de datum van dopen en de profetie bij het opdragen en bij het dopen
Een deelnemer is vrij om één of meer van deze persoonsgegevens niet door te geven, met uitzondering van voor- en achternaam.
Beveiliging
De geautomatiseerde ledenadministratie moet goed beveiligd zijn. Daarom is met de verwerker (de technische uitvoerder) een verwerkersovereenkomst gesloten. Als er onverhoopt toch een datalek optreedt, wordt dit geregistreerd en gedocumenteerd.
Discretie
De medewerker van de ledenadministratie die persoonsgegevens invoert, wijzigt of overdraagt, gaat discreet en zorgvuldig met deze gegevens om.
Het is niet toegestaan persoonsgegevens te verstrekken aan buitenstaanders (personen of instanties buiten Connect078), tenzij na expliciete toestemming van de betrokkene. Dit geldt voor de administratief medewerkers, maar ook voor de andere leden van de gemeente.
Opvallende correcties in de persoonsgegevens, meer dan een verhuizing, geeft de medewerker door aan de verantwoordelijke coördinator en oudste.
Rechten
Elke betrokkene heeft recht op informatie, inzage, correctie en gegevensoverdraagbaarheid.
Correctie kan betekenen: verbetering, aanvulling, afscherming of verwijdering van de eigen persoonsgegevens.
Gegevensoverdraagbaarheid betekent dat de ledenadministratie de persoonsgegevens die iemand opvraagt, aanlevert in een format dat makkelijk overdraagbaar is naar een andere instantie, bijvoorbeeld een ander kerkgenootschap.
- Wie navraagt welke persoonsgegevens van hem of haar zijn opgenomen, krijgt die informatie binnen 1 maand.
- Wie verzoekt om correctie van zijn of haar persoonsgegevens, krijgt die correctie binnen 1 maand.
- Na beëindiging van iemands deelname, door uitschrijving op eigen verzoek of door overlijden, worden de persoonsgegevens maximaal 2 jaar bewaard, tenzij de betrokkene verzoekt om directe verwijdering.
Verjaardagen en deelnemerslijst
De verjaardagen staan wekelijks in de CONNECTED met geboortedag en naam; tot en met 18 jaar ook met leeftijd.
Op de deelnemerslijst worden vermeld: voor- en achternaam van alle gezinsleden, adres, telefoonnummer en e-mailadres, tenzij is aangegeven dat deze gegevens geheim zijn.
Ook van de deelnemers mag verwacht worden dat zij discreet en zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van andere leden en gasten.
Klachten
Wie vindt dat deze richtlijnen onvoldoende worden nageleefd, kan zich wenden tot de verantwoordelijke oudste (communicatie).
Leidt een ingediende klacht niet tot een aanvaardbaar resultaat, dan kun je je wenden tot:
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 0900-2001201
Onvoorzien
In gevallen waarin deze richtlijnen niet voorzien, beslist de verantwoordelijke oudste.
Breder verband
Natuurlijk geldt ook in breder verband dat we in de gemeente elkaars persoonlijke levenssfeer willen respecteren. Laten we discreet omgaan met informatie die we horen tijdens gebed of pastoraat, op de huiskring of zomaar tussendoor, en die niet doorgeven aan derden, tenzij daarvoor een echte noodzaak is.